講義コード	1121J
講義名	秘書実務II
(副題)
開講責任部署	全体
講義開講時期	秋学期
講義区分
基準単位数	1.00
時間	0
代表曜日	水曜日
代表時限	４時限
開講学科	情報処理学科
必選別	選択
履修セメスター	第2セメスター
その他
担当教員
職種 氏名 所属 准教授 ◎ 赤井　ひさ子 （指定なし）

講義概要

本講義では、「日本のビジネス文化研究」を実施する。「仕事」には様々な業種・職種があり、各自が担当する仕事も大きく異なる。しかし、最大公約数的にとらえることが可能な「ビジネスの基本」があり、これを学ぶのが本講義である。具体的には、秘書検定3級を例にして、秘書職とはどのような仕事を担当するかを考える。また、この検定試験は短大生のみならず、社会人として実務に携わっている人々も多く受験する検定試験であり、理論・実務の双方の基本を理解することが出来るだけではなく、就職にも有利な資格である。また、PC検定などの基本となる言語運用能力を向上させることもできるので、応用範囲のひろい講義である。

到達目標

秋学期の秘書検定試験は、毎年11月に実施される。春学期に秘書検定試験以外の検定試験を受験した学生は、秋学期の本講義をしっかりと受講することで、充分合格の可能性がある。また、検定試験後には、就職対策ともなる、接遇の実習を中心に実施する。面接試験時や実際に社会人となった場合に必要となる言葉遣いや立ち振る舞いについては、参考書を読んだり暗記したりするたけでは身に付かない。実際に会話をしたり実技を行うことで修得する分野である。2年生の秋学期の本講義では、検定試験とその後の実技演習との組み合わせで、社会人としての基本を身につけることを目標とする。

履修のポイント及び留意事項

出席の規定は本学の方針に従うので、しっかりと自己管理を行うこと。 期末試験後に合格点に達しなかった学生への補講を追試は実施しない。 また、本講義の性格上、講義中の私語や携帯電話の使用などは適切ではないので充分注意すること。

講義日程

週 テーマ 内容 第1週 秘書職とはなにかを知る、秘書検定受験についての説明を行う 秘書の資質についての実際の問題を解きながら、これまでの自分の経験と比較して考える 第2週 秘書として必要な資質についての問題を解く 判断力、記憶力、行動力、表現力など、「秘書」の一般的イメージからは思い浮かばない資質が求められていることを理解する 第3週 秘書の資質についての問題を解く 秘書の資質をどう身につけ、どのように仕事に活かすかを考える 第4週 秘書の職務知識についての問題を解く 秘書の職務範囲をどのようにとらえるかという大切な部分の問題に取り組む 第5週 秘書の職務知識についての問題を解く 日程管理、来客接遇、電話対応などについては、実習もまじえて学修する 第6週 秘書の職務知識についての問題を解く、また、一般知識についての問題に取り組む 効率的な秘書業務をかんがえるとともに、就職対策ともなる一般知識を確認する 第7週 一般知識の範疇に入る問題を解く 就職対策にもなる部分であり、最新の用語も学ぶことができる 第8週 接遇・マナーについての問題を解く 「茶菓子の出し方」だけではなく、来客対応の複雑さをどう判断するかを学ぶ 第9週 秘書の技能についての問題を、実習もまじえながら解く 文書作成や作図の基本を確認し、実際に作成することでしっかりと修得する 第10週 秘書の技能に関連した問題を解く 技能向上のみではなく、どのような処理・判断が必要かを考える 第11週 接遇の実際を学ぶ、また問題を解く 来客への対応を例にして、どのような可能性・選択肢があるかを考える 第12週 接遇の実際を学ぶ、言葉遣いの練習をする 就職面接や就職後の言葉遣いや「会社用語」を知る 第13週 接遇の実際を学ぶ、また、問題を解く 「断り方」「交渉の方法」など、秘書とは無縁と思われやすい部分での実習もまじえた講義を行う 第14週 接遇の実際を学ぶ、また、問題を解く 非定形業務が発生した場合の対処方法を考え、上級秘書をめざす場合の心構えを持つ 第15週 これまでの学修を確認するために、期末テストを行う 検定試験に類似の問題のみでなく、応用問題も含めたテストで実力を計る

他の授業科目との関連

本学で開講されているいろいろな科目を積極的に履修することで、本講義の効果を高めることができる。なぜならば、社会実務科目にはいろいろな要素がふくまれており、総合的な人間性が問われる科目だからである。

評価方法

出席は本学の規定にしたがう。 期末試験後に、点数の足りない学生に対しての補講や追試は実施しない。 授業中の実習には積極的に参加すること。担当教員からの質問に答える場合には、「分かりません」ではなく、「どこがわからないのか」あるいは「なぜ納得できないのか」と明確に述べる必要がある。 秘書職とは、鋳型にはまった職業ではなく、柔軟な発想や自己啓発が常にもとめられる職種であり、「自らの意思表示」を第一歩として学修が始まるからである。

教科書

秘書検定3級実問題集(早稲田教育出版)

参考図書

授業中に随時紹介するが、接遇や言葉遣いについての問題は、担当教員がプリントを作成して配布する。

オフィスアワー(授業相談)

昼休みは研究室に在室しているので、質問事項を明確にして来知るすること。さらに、必要におうじて別途時間を設定することも可能である。

学生へのメッセージ

短期大学での学修を振り返って、就職や進学の前に、「日本のビジネス文化研究」である本講義を履修して欲しい。文化研究を始めるきっかけはいろいろあるが、「ある職種(秘書職)」を選んで、それがどのような機能を果たしているのかを考察しながら技能も修得することができる本講義を、貴重な科目のひとつとして選択肢のひとつに加えてもらいたい。